Cosa è il sistema di gestione dell’azienda end-to-end

25 Luglio 2023
Antonio Papini
Marketing

Quanto è redditizio il vostro business? Cosa vi aspetta nei prossimi trimestri? Vi spieghiamo come ottenere il massimo dal vostro sistema di gestione dell’azienda per essere a prova di futuro.

Nessuno può prevedere completamente il futuro della propria attività. Nemmeno gli strumenti multipli e i fogli di calcolo possono essere d’aiuto nel prevedere il futuro. In un mondo digitale in rapida evoluzione, il giusto sistema di gestione dell’azienda sincronizzerà l’intero team.

Esistono molti software di gestione dell’azienda che devono dirvi in che misura le vostre risorse vengono utilizzate bene, quanto è redditizia la vostra azienda e cosa vi riserveranno i prossimi trimestri.

Perché è da qui che nascono le decisioni più importanti per la vostra azienda: dalle vostre intuizioni commerciali.

Nei capitoli che seguono, spiegheremo come ottenere il massimo dal vostro sistema di gestione dell’azienda, in modo da rendere la vostra attività a prova di futuro.

Questa guida è destinata a fornire informazioni a tutti, dai neofiti ai leader aziendali.

Cos’è la gestione end-to-end dell’azienda?

Il termine gestione end-to-end di un’azienda si riferisce alla guida e alla gestione di flussi di lavoro completi che avvengono all’interno di un’attività di azienda. Gestire un’azienda end-to-end significa avere una visione a 360 gradi della propria organizzazione, dalle attività di vendita ai progetti di fatturazione.

Che cos’è un’azienda?

L’attività principale di ogni azienda, indipendentemente dal settore in cui opera, sia essa full-service o specializzata, è quella di fornire servizi ad altre aziende e/o a privati.

Poiché le agenzie offrono servizi ai clienti, gran parte del loro successo dipende dalla soddisfazione delle aspettative dei clienti. Inoltre, ciò che è comune alla maggior parte delle aziende di tipo aziendale è la fornitura di servizi attraverso flussi di lavoro. Nelle agenzie, i flussi di lavoro sono tipicamente chiamati progetti.

Si potrebbe pensare che il successo dei progetti si basi sulla gestione dei progetti. Ma la gestione dei progetti non si limita a svolgere i compiti in modo rapido ed efficiente. Il successo della maggior parte dei progetti si basa sulla capacità della vostra azienda di consegnarli in modo da avere un impatto positivo sul quadro finanziario complessivo dell’azienda.

Riuscirete o meno a guadagnare da quel progetto? I vostri compagni di squadra saranno sempre presenti ed attivi durante il processo? Avete altri lavori in programma dopo questo progetto, oppure lo consegnerete e non avrete più nulla su cui lavorare?

Un sistema di gestione dell’azienda end-to-end vi aiuta a rispondere a tutte queste domande e a mantenere a galla la vostra attività.

Esempi di agenzie e aziende di servizi:

Agenzie di sviluppo software, agenzie di marketing e pubblicità, agenzie di design, agenzie di pubbliche relazioni, ecc.
Società di servizi professionali (servizi di implementazione di software, uffici di architettura, imprese di costruzione, agenzie immobiliari, ecc.)
Consulenze (strategia aziendale, IT, risorse umane, finanziarie, legali, ecc, legale, ecc.)

Aspetti della gestione end-to-end dell’azienda

In generale, la sfida più grande nella gestione di un’azienda è l’ottimizzazione del flusso di lavoro della gestione dei progetti. La vostra azienda vorrà assicurarsi che:

Avete uno spazio virtuale dedicato al monitoraggio delle opportunità di vendita e alla gestione delle relazioni con i clienti.
Sapete quanto dovreste far pagare per i vostri servizi in modo da ottenere un profitto
Avete programmato i prossimi lavori nelle aree della pipeline di vendita e della gestione delle risorse del vostro strumento.
La gestione dei progetti dell’azienda è gestita in un unico luogo, il che è particolarmente importante per la collaborazione tra team remoti e clienti-azienda.
Siete in grado di monitorare le metriche chiave, come l’utilizzo, in tempo reale.
Ogni singolo dipendente tiene traccia del tempo, sia quello fatturabile che quello non fatturabile.
Il flusso di lavoro è semplificato e ottimizzato e tutti i collaboratori sanno su cosa stanno lavorando e perché.
Business intelligence e reportistica sono disponibili in pochi clic, non in poche ore o giorni
Ogni ora di servizio completata viene fatturata ai clienti.

Nei capitoli successivi tratteremo tutti gli aspetti chiave della gestione di un’azienda: dai flussi di lavoro dei progetti alla pianificazione delle risorse, dal monitoraggio della redditività alla fatturazione ai clienti.

Gestire un’azienda

Poiché la gestione efficace delle operazioni è il pilastro della gestione dei progetti di successo e la base per aumentare i margini di profitto dell’azienda, la gestione delle operazioni quotidiane in una piattaforma di azienda è fondamentale per il successo dell’azienda.

Nei prossimi cinque capitoli tratteremo i pilastri della gestione dell’attività in un software di gestione dei progetti per agenzie:

Gestione delle relazioni con i clienti
Flusso di lavoro per la gestione dei progetti
Gestione delle risorse
Metriche finanziarie e di redditività
Fatturazione
Gestione delle relazioni con i clienti

L’acquisizione di nuovi clienti è una componente cruciale per il successo di un’azienda. Dopo tutto, se non avete nuovi progetti in arrivo, ne vedrete rapidamente le conseguenze sul vostro conto in banca.

Se il sistema di gestione dell’azienda è dotato di una soluzione di vendita integrata, è possibile prevedere le entrate e pianificare le risorse in modo più semplice. Un funnel di vendita integrato non solo vi permetterà di trasformare rapidamente le offerte vinte in progetti, ma vi aiuterà anche a risparmiare tempo nel passare i nuovi clienti ai project manager.

Con uno storico dettagliato delle comunicazioni con i potenziali clienti e i nuovi clienti, avrete molta più trasparenza nella gestione delle relazioni con i clienti.

Quando tutti i membri della vostra azienda avranno accesso ai dettagli relativi alle prime vendite, eviterete problemi importanti come il disallineamento, le promesse eccessive o la mancanza di coerenza all’interno del vostro team.

Per bilanciare il carico di lavoro in arrivo e prevedere le potenziali assunzioni, le agenzie utilizzano in genere diverse tecniche di gestione delle vendite. Il motivo è in parte la necessità di ottimizzare il CRM e la pianificazione delle risorse con la gestione dei progetti futuri.

All’inizio di una relazione con un cliente, i responsabili delle vendite lavorano con il potenziale cliente per ottenere un quadro chiaro della sua visione e delle sue priorità. Quindi elaborano una strategia che possa funzionare al meglio.

In seguito, i responsabili delle vendite consulteranno i responsabili delle operazioni o del progetto in merito alla loro strategia, per assicurarsi di poter consegnare il progetto entro i tempi proposti. Il team di vendita si occuperà poi di raccogliere e comunicare con il cliente e di far avanzare la trattativa nella pipeline di vendita.

Win Rate, tempo medio di chiusura e lead time
I responsabili delle vendite utilizzano le metriche di vendita per monitorare i progressi verso gli obiettivi di vendita. I dati sulle vendite mostrano le prestazioni individuali, del team o dell’azienda, mentre le metriche della pipeline di vendita mostrano lo stato di salute della pipeline di vendita.

Qual è la lunghezza media del ciclo di vendita, il valore medio del cliente o il tasso di conversazione per fase del funnel di vendita? Potete misurare queste metriche per i singoli individui e/o per il team. Con questi numeri, capirete cosa funziona nel vostro processo di vendita e cosa no.

Win Rate (tasso di successo) Esempio:
Se ricevete 500 contatti al mese e in media 50 contatti al mese acquistano i vostri servizi, il vostro tasso di successo medio mensile o win rate è del 10%.

Se tenete traccia del vostro tasso di successo nel tempo, potete capire se il vostro team di vendita sta ottenendo risultati migliori o peggiori. Se il vostro tasso di successo è in calo, prestate maggiore attenzione ai vostri processi di vendita e apportate alcune modifiche per aumentare il tasso di successo.

Tempo medio di chiusura

Scoprite il numero totale di giorni per tutte le vendite combinate.
Dividete il numero totale di giorni per tutte le vendite combinate per il numero di affari vinti.
Voilà! Ora avete il vostro tempo medio di chiusura.

Lead time dell’azienda e lead time del cliente
Il lead time dell’azienda è il periodo di tempo che intercorre tra l’acquisto di un servizio da parte del cliente e il completamento da parte dell’azienda del servizio acquistato. Questa informazione è utile soprattutto al reparto vendite quando si parla con i potenziali clienti di quando si può iniziare a lavorare su un nuovo progetto. Le agenzie possono ridurre al minimo il lead time assumendo nuovo personale. Se il tempo di attesa del cliente si riduce, può significare che il cliente si aggiudica un maggior numero di affari.

Il lead time del cliente è il tempo necessario a un cliente per ricevere un servizio dal momento in cui ha richiesto il servizio, ovvero ha effettuato un ordine. Il lead time è un parametro importante da prendere in considerazione quando si parla di soddisfazione dei clienti, che di solito vogliono che i servizi siano consegnati il più rapidamente possibile.

Con la richiesta di abbracciare le nuove tecnologie e di rispettare le restrizioni di tempo e di budget, dopo aver gettato le basi delle vostre operazioni, dovete gestire le risorse e monitorare la produttività dei dipendenti. Poiché l’utilizzo è una delle metriche più importanti in un’azienda, è essenziale conoscere i tassi di utilizzo delle risorse in tempo reale.

Flusso di lavoro della gestione dei progetti

Rispetto ad altre aziende, una delle maggiori sfide che le agenzie devono affrontare è l’ottimizzazione del flusso di lavoro della gestione dei progetti.

Perché? Semplicemente perché la complessità della consegna dei progetti cresce con l’aumentare delle dimensioni e del numero di progetti che le agenzie hanno sul piatto.

Poiché la gestione e la consegna dei progetti richiedono improvvisamente l’assunzione di team interfunzionali, il loro inserimento, l’allineamento e la gestione, le risorse più preziose dell’azienda sono le persone, le loro conoscenze e le loro competenze.

Inoltre, la realizzazione di progetti complessi come i servizi creativi o tecnologici coinvolge quasi sempre diversi stakeholder. Queste parti interessate hanno regolarmente voce in capitolo sul risultato di ogni progetto.

Collaborazione di squadra
Negli ambienti di lavoro collaborativi aumentano i livelli di fiducia, la forza lavoro è più impegnata e le prestazioni sono migliori. Ma gestire un ambiente di lavoro collaborativo non è affatto semplice.

In termini di collaborazione tra team, il lavoro a distanza è un concetto abbracciato dalle aziende di tutto il mondo. I vantaggi del lavoro a distanza, che molti datori di lavoro potrebbero non aver considerato prima, sono la riduzione dei costi generali, la maggiore flessibilità e la maggiore soddisfazione dei dipendenti.

Ecco alcuni suggerimenti per rendere la collaborazione a distanza più efficace per la vostra azienda:

La pianificazione delle risorse rende semplice capire chi fa cosa e per quanto tempo.
e per quanto tempo, e se il lavoro viene svolto in tempo.
La programmazione permette di pianificare in anticipo il tempo dei vostri collaboratori, consentendovi di vedere rapidamente chi è in overbooking, in underbooking, in vacanza o in malattia.
I rapporti di utilizzo vi aiutano ad avere una visione chiara dell’efficacia del vostro team, mentre i cruscotti di redditività e utilizzo vi aiutano a identificare i punti ciechi e i colli di bottiglia che consumano tempo e denaro della vostra azienda.
La gestione dei compiti riunisce tutti i membri del team in un unico luogo, dove è possibile assegnare il lavoro e collaborare con colleghi, partner esterni e persino clienti. È facile tenere traccia delle scadenze e delle modifiche in corso con elenchi di attività e di cose da fare.

Anche la fiducia è una componente cruciale della collaborazione di gruppo. Quando si lavora da remoto, utilizzare una piattaforma che aiuti a gestire in modo efficace l’intero team è altrettanto importante quanto dedicare del tempo a capire come si comportano i propri collaboratori a livello personale e organizzare attività di team building.

Collaborazione cliente-azienda
Il futuro delle lunghe e-mail di aggiornamento sullo stato di avanzamento e delle riunioni con i clienti consiste nell’invitarli a collaborare nello strumento di gestione dell’azienda. È sufficiente inserire i clienti nei progetti a cui state lavorando per loro e consentire loro di monitorare i vostri progressi in tempo reale.
Gestione di team distribuiti
A partire dal 2020, il lavoro a distanza è diventato la nuova normalità. Per risparmiare il tempo che voi e i vostri collaboratori dedicate a passare da uno strumento all’altro per trovare aggiornamenti su progetti, attività, budget e risorse, utilizzate un unico strumento per gestire virtualmente tutta la vostra attività, ovunque.
Centralizzare la comunicazione e la collaborazione dell’azienda
Se state cercando un modo per migliorare la collaborazione del vostro team, avete bisogno di meno strumenti e di un’interfaccia utente veloce. Garantire una collaborazione ottimale dipende dalla possibilità di comunicare in modo efficace. Quando tutti i progetti e le attività, il tempo e la gestione delle risorse sono centralizzati e disponibili in tempo reale, tutti sono più concentrati sulle priorità e i progetti possono svolgersi senza intoppi.
Semplificare il flusso di lavoro
I progetti di un’azienda coinvolgono in genere processi che hanno un flusso di lavoro simile. Creare un modello per le vostre best practice e impostarle per gradi nel vostro sistema di gestione dell’azienda getterà le basi per la crescita della vostra azienda.
Monitoraggio della redditività e delle metriche finanziarie in un unico luogo, in tempo reale
Nel mercato competitivo di oggi, la redditività è una delle principali priorità di ogni azienda. È necessario concentrare le energie dell’azienda sull’aumento della redditività per poter gestire un’azienda più stabile. Spesso le agenzie hanno difficoltà a capire dove è stato speso il tempo: progetti fatturabili o non fatturabili? L’utilizzo di un sistema di gestione delle agenzie consente all’azienda di controllare le ore non fatturabili e di concentrarsi sui progetti fatturabili.
Maggiore trasparenza, prevedibilità e visibilità
Utilizzando un sistema di gestione dell’azienda end-to-end, è possibile prevedere le entrate dell’azienda in base ai budget dei progetti e alle risorse programmate. Inoltre, l’azienda può allocare le risorse esistenti o pianificare l’assunzione di nuove risorse grazie alle funzioni di pianificazione. Con Scheduling è più facile prevedere il completamento di un progetto entro un periodo di tempo concordato, in quanto è possibile trascinare e rilasciare le risorse prima e durante il progetto, man mano che il team progredisce.

Mi sembra che la coerenza e la prevedibilità siano molto difficili da ottenere nel nostro mondo. Alcuni clienti hanno un rilascio ogni sei settimane per anni, altri hanno progetti unici di tre mesi. Essere in grado di prendere tutta questa variabilità e inserirla in un processo coerente ci permette di gestirla con trasparenza.

Risparmio di tempo su fatturazione e bollettazione
Nel mondo delle agenzie, la fatturazione dei progetti può facilmente diventare problematica a causa della complessità e della durata di alcuni progetti e della mancanza di informazioni collegate alle fatture. Per questo motivo, l’utilizzo di una piattaforma che collega il tempo tracciato su progetti e servizi con la creazione di fatture è un risparmio di tempo per i project manager. Inoltre, utilizzando una agenzia di consulenza marketing management come Vector, è possibile creare skill uniche che combinano diversi progetti e budget se appartengono allo stesso cliente e sono nella stessa valuta.
Scalare l’azienda
La vostra azienda sta probabilmente perseguendo una crescita sostenibile, prevedibile e scalabile, che non abbia un impatto negativo sulla qualità dei vostri servizi. Per ottenere una crescita scalabile in termini di servizi, personale e redditività, è necessario ottimizzare il flusso di lavoro con uno strumento di gestione dell’azienda.

La scalata dell’azienda comporta sfide organizzative. Esempio: La vostra azienda ha vinto un nuovo contratto e state avviando un nuovo progetto. Inizialmente, l’avvio di un nuovo lavoro e l’assunzione di nuovi membri del team per realizzarlo possono sembrare una crescita sostenibile, ma l’inserimento di nuove persone senza un’adeguata gestione delle risorse può creare problemi operativi.

Una crescita scalabile richiede processi standardizzati, una comunicazione centralizzata ed efficace e una piattaforma che consenta la produttività.

Utilizzo di un sistema di gestione delle agenzie
L’utilizzo di un sistema di gestione dell’azienda, anziché di un semplice strumento di gestione dei progetti, aiuta a migliorare la business intelligence, consente una migliore gestione complessiva del flusso di lavoro e accelera la crescita dell’azienda.

Nel prossimo capitolo parleremo di come superare le sfide della gestione dei progetti gestendo con successo le risorse dell’azienda.

Gestione delle risorse

Quando si parla di risorse nel mondo delle agenzie, si parla soprattutto di risorse umane.

Il termine pianificazione delle risorse è un modo standard del settore per dire che si tratta di pianificare il lavoro per il vostro team, con il massimo vantaggio. La gestione delle risorse consiste nel pre-pianificare, programmare e assegnare i propri collaboratori per massimizzare l’efficienza.

A differenza di altri tipi di aziende, i tassi di redditività delle agenzie dipendono fortemente dall’utilizzo delle loro risorse.

C’è una risorsa sottoutilizzata? Qualche compagno di squadra è in overbooking? Rispondere a queste domande è molto più facile utilizzando uno strumento di pianificazione che collega i servizi dell’azienda e il monitoraggio del tempo a persone specifiche.

Naturalmente, nel settore delle agenzie esistono anche altri tipi di risorse importanti. Si possono suddividere in due gruppi: risorse materiali e risorse immateriali.

Superare le sfide della pianificazione delle risorse
Se da un lato la pianificazione offre una visione e un utilizzo ottimale, dall’altro il processo di pianificazione stesso rappresenta una sfida importante per i titolari di azienda e i project manager. Scadenze mutevoli e priorità in evoluzione rendono la pianificazione delle risorse incredibilmente complessa per le agenzie.

La complessità dei progetti e l’impossibilità di prevedere sempre con precisione la padronanza di determinati compiti da parte dei collaboratori rendono difficile prevedere la durata di ogni progetto. Poiché le tempistiche e le richieste dei clienti possono cambiare ogni giorno, è più facile tenere traccia dei cambiamenti in un unico software.

L’importanza del monitoraggio del tempo
Se implementato correttamente, il time tracking è utile a tutti in un’azienda, compresi i membri del team creativo che di solito lo temono.

Per molti lavoratori, il monitoraggio del tempo non è considerato divertente. Dalla sensazione di essere osservati, interrogati e potenzialmente controllati, alla necessità di gestire la tecnologia, molti creativi vedono questo semplice obbligo come un compito che svilisce il loro lavoro.

Ma i project manager ragionevoli sanno che non tutte le ore di creatività sono uguali. Se disponete di uno strumento che vi offre diverse opzioni per il monitoraggio del tempo, il termine “timbrare il cartellino” non deve avere tutte queste associazioni negative. Leggete alcuni dei nostri consigli per eliminare la barriera psicologica della rilevazione del tempo.

La chiave del rilevamento del tempo è la costruzione della fiducia. Se promuovete una comunicazione aperta all’interno della vostra azienda, il rilevamento del tempo sarà meno pesante per i vostri collaboratori, perché sapranno che quei pochi minuti del loro tempo forniranno all’intera azienda una grande quantità di informazioni. Non solo sarete in grado di gestire in modo ottimale le risorse con una risposta veritiera sulla destinazione del tempo fatturabile e non fatturabile, ma anche le metriche finanziarie saranno più chiare. Alla fine, questa piccola abitudine quotidiana aiuterà il management a prendere grandi decisioni aziendali e potrà plasmare il futuro della vostra azienda.

Suggerimenti per la pianificazione delle risorse
Con la pianificazione centralizzata, è possibile eliminare le spese generali di altri dipendenti e consentire all’azienda di scalare il team operativo migliorando la qualità del servizio e la velocità di consegna.

Scegliete un unico referente
Quando si tratta di pianificazione, è importante scegliere un unico referente che ne diriga le attività. Le attività di pianificazione devono essere organizzate attorno a una sola persona, il che offre diversi vantaggi:

La pianificazione è molto più efficiente perché una sola persona ha una visione strategica dell’intero carico di lavoro.

Tutti hanno un unico punto di contatto per tutto ciò che riguarda la pianificazione. Evitare i conflitti che emergono quando i project manager si occupano della pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse dovrebbe essere supervisionata da una persona di riferimento per diversi motivi:

Previsione della disponibilità del team
Molte agenzie seguono l’istinto per sapere se e quando hanno bisogno di assumere per i mesi successivi. Tuttavia, perché chiedersi se è possibile prevedere e programmare il lavoro in arrivo utilizzando un sistema di gestione dei progetti di azienda? Con i rapidi cambiamenti nella gestione dei progetti, è necessario avere una prospettiva chiara sul lavoro attuale e su quello futuro.

Le previsioni e la programmazione vi diranno se la vostra azienda ha bisogno di assumere nuovi talenti o appaltatori nel prossimo futuro.

Gestione dei congedi e inserimento di nuovi collaboratori
Immaginate che un vostro dipendente si ammali, vada in vacanza o addirittura lasci il lavoro nel bel mezzo di un progetto. Oppure pensate a cosa succede quando la vostra azienda assume nuovi collaboratori. Ci vuole tempo per adattarsi alla nuova azienda e ai nuovi progetti. Per motivi come la gestione delle ferie e l’onboarding, l’allocazione e la gestione delle risorse può diventare piuttosto complicata e si può finire per perdere tempo prezioso sui progetti se tutte le risorse non sono gestite in un unico posto.
Tenere sotto controllo le metriche chiave
La pianificazione anticipata vi mostrerà una metrica chiave da seguire per rendere la vostra attività a prova di futuro: l’utilizzo previsto. Poiché le agenzie ruotano attorno alla fornitura di servizi ai clienti, l’utilizzo fatturabile, noto anche come “tempo del cliente”, è un tasso cruciale da seguire. Ad esempio, le agenzie di sviluppo software mirano a mantenere il tasso di utilizzo fatturabile intorno al 75-85%. Potreste già conoscere il vostro profitto complessivo, ma è necessario analizzare la redditività per cliente per capire se state addebitando correttamente i costi ai vostri clienti.

Questi erano alcuni dei nostri consigli per la pianificazione delle risorse da parte di esperti del settore, ora passiamo alle cose importanti: le metriche chiave della vostra azienda.

Metriche finanziarie e di redditività
Nel mondo delle agenzie e dei servizi professionali, mantenere la redditività è un gioco di equilibri. Una volta che la gestione delle risorse della vostra azienda è stata impostata per il successo, potete concentrarvi sulla missione cruciale per cui ogni azienda deve lavorare per prosperare a lungo termine: aumentare il margine di profitto dell’azienda.

Vediamo quali sono gli aspetti da bilanciare contemporaneamente di fronte ai clienti e internamente durante le fasi di prevendita, vendita e consegna di un progetto:

Anche se riuscite a gestire con successo le aspettative e la consegna dei progetti, la giusta strategia di determinazione dei prezzi è ciò che finirà per distinguere la vostra azienda dalla concorrenza.

Come azienda, dovete determinare e spesso rivalutare quanto far pagare i vostri servizi per garantire che i margini di profitto aumentino costantemente. Per fare ciò, dovrete:

sapere dove la vostra azienda sta perdendo denaro, la prima domanda da porsi è sempre se i vostri collaboratori tengono costantemente traccia del tempo. Quando si esamina come tracciare la produttività, il monitoraggio del tempo è l’alfa e l’omega del monitoraggio e del calcolo della redditività.
un altro costo che incide notevolmente sulla redditività dell’azienda, soprattutto perché questo modello di business genera molte spese non fatturabili, sono le spese generali. Le spese generali sono tutte le spese dell’azienda che non generano direttamente entrate. Questi costi sono inevitabili.

Tuttavia, è possibile ridurre le spese generali monitorandole e rivalutando alcuni costi non fatturabili come investimenti, includendoli nelle tariffe dei servizi.

Supponiamo che siate un’azienda di marketing. Tracciare il tempo e conoscere l’utilizzo e la redditività effettiva vi aiuterà a calcolare la tariffa oraria media di un’azienda di marketing.

Affinché un’azienda sia redditizia, un lavoratore deve coprire il costo annuale del suo stipendio annuale, moltiplicato per tre. Questo viene chiamato “uno stipendio per voi, uno stipendio per l’azienda (spese generali) e uno stipendio per il capo (profitto)”. Il fatto è che le agenzie hanno molte ore non fatturabili, che devono comunque essere coperte.

Tutte queste ore che si sommano dovrebbero essere coperte dal cosiddetto Modello Times Three.

Gestione dei costi
I costi generali sono tutti i costi dell’azienda che non generano direttamente entrate, ma che incidono notevolmente sulla redditività dell’azienda.
Le spese tipiche che rientrano nelle spese generali di un’azienda sono l’affitto, le utenze, i servizi di pulizia e le forniture per ufficio. Tuttavia, a differenza di altri settori, le agenzie e i fornitori di servizi hanno molti costi variabili che sono inevitabili per la loro crescita a lungo termine. Per assicurarsi che le attività di marketing e vendita, l’organizzazione di eventi e networking, la formazione, l’istruzione e altre spese simili non prosciughino i profitti dell’azienda, è fondamentale riconsiderare l’opportunità di fatturare questi servizi, ossia di inserire nelle tariffe dei servizi anche costi non fatturabili come costi generali.

Esempi di costi di azienda sono i costi delle strutture, gli stipendi dei dipendenti non fatturabili, le licenze, i piani telefonici, la manutenzione delle attrezzature, le spese di viaggio e altro ancora.
Se monitorate i costi generali (e le altre attività non fatturabili) in un sistema di gestione dell’azienda, potete inserire il tasso di spese generali dell’azienda nel calcolo dei profitti.

Per capire in che modo Vector inserisce i costi generali nel calcolo del margine di profitto, esaminiamo le principali categorie di spesa che le agenzie devono affrontare: le spese di progetto e gli stipendi.

Spese di progetto: costi unici per ogni progetto. Esempi sono le licenze software, i budget pubblicitari o le spese di viaggio.
Stipendi: di solito la spesa maggiore dell’azienda e il motivo principale per cui è fondamentale un alto tasso di utilizzo per dipendente.

Nelle attività di azienda, un KPI non esclude l’altro, né deve essere ignorato. Dovete essere in grado di vedere le prestazioni finanziarie della vostra azienda in tempo reale, in qualsiasi momento. Quando si dispone di una visione globale delle spese, dei ricavi, della redditività e dell’utilizzo, si ha tutto ciò che serve per controllare il polso dell’azienda.

La verità è che possiamo avere rapidamente il polso della situazione in qualsiasi momento. Un modo per avere il polso dell’attività è quello di ottenere i dati finanziari mensili, ma per avere i dati finanziari mensili, il reparto contabilità impiega circa 15 giorni dopo la fine del mese prima di avere un quadro di come siamo andati realmente quel mese. Rapporti

La maggior parte delle agenzie ha bisogno di report che diano una visione in tempo reale delle metriche principali:

Utilizzo effettivo per persone
Fatturato per cliente
Fatturato per mese
Previsione di budget non redditizi
Redditività per cliente
Utilizzo delle ferie da parte delle persone

Metriche che l’azienda dovrebbe tenere sotto controllo
Le aziende di servizi professionali devono tenere sempre sotto controllo alcune metriche. Si tratta dell’utilizzo, di quanto tempo si spende per la fatturazione rispetto al tempo dedicato al cliente, di quanto si fanno gli straordinari e della cifra più importante: il profitto.

Utilizzo
L’utilizzo è definito come la quantità di tempo fatturabile che è possibile ricavare dal tempo totale disponibile di un dipendente. I tassi di utilizzo mostrano la percentuale di tempo che un dipendente dedica alle attività per i clienti rispetto al tempo totale che un dipendente è disponibile a lavorare.

Cosa ci dice l’utilizzo?
Poiché questa metrica fornisce indicazioni sull’efficacia con cui i dipendenti lavorano o vengono impiegati nei diversi progetti, l’utilizzo è una delle metriche più importanti per qualsiasi azienda di tipo aziendale.

Come si misura l’utilizzo?
Per calcolare il tasso di utilizzo dell’azienda è necessario monitorare il tempo dei dipendenti su base giornaliera. Il modo più semplice per monitorare le ore fatturabili e non fatturabili è quello di registrare le ore in uno strumento di rilevazione del tempo. Quando i vostri dipendenti registrano il loro tempo con uno strumento che collega il monitoraggio del tempo ai budget di progetto, potete vedere automaticamente quante ore hanno dedicato al lavoro con i clienti (ore fatturabili) e quante ne hanno dedicate, ad esempio, all’amministrazione o al networking (ore non fatturabili).

Cosa succede se il tasso di utilizzo è del 100%?
Se il tasso di utilizzo dell’azienda è del 100%, significa che i vostri dipendenti fatturabili passano tutto il tempo a lavorare sui progetti dei clienti. Ma non datevi ancora una pacca sulla spalla: un tasso di utilizzo del 100% non è necessariamente una cosa positiva. Anzi, probabilmente significa che non investite nella formazione e nella ricerca dei dipendenti, né tantomeno concedete tempo per il team-building. A lungo andare, un tasso di utilizzo del 100% potrebbe essere dannoso sia per i dipendenti che per l’azienda.

D’altra parte, se il vostro tasso di utilizzo è molto basso, questo potrebbe dirvi due cose:

Un basso tasso di utilizzo può indicare che:

Supponiamo che stiate sviluppando un nuovo sito web per un cliente e che abbiate concesso ai vostri dipendenti del tempo extra non fatturabile per la ricerca. Con queste ore di ricerca aggiuntive, i vostri dipendenti possono rinnovare le loro conoscenze ed esplorare nuove tecnologie, che in ultima analisi porteranno valore alla vostra azienda.

Il tempo interno è un investimento. Questo vale per il marketing, le vendite, le risorse umane, l’amministrazione, la ricerca e qualsiasi altro ruolo o lavoro non rivolto al cliente svolto nella vostra azienda.

Credito extra: state dando il 110%?
Dopo aver sconfitto un concorrente, gli atleti famosi spesso dicono ai giornalisti a bordo campo: “Abbiamo vinto perché abbiamo dato il 110%!”. Anche se sembra impressionante, quando si tratta di tassi di utilizzo, il credito extra non è sempre una buona cosa. Se il tasso di utilizzo della vostra azienda è superiore al 100%, probabilmente i vostri dipendenti stanno facendo gli straordinari.

Tempo fatturato vs. tempo cliente
Cosa ci dice il tempo fatturato rispetto a quello dei clienti?
Il tempo fatturato rispetto a quello dei clienti spesso indica la qualità di un dipendente. Indica quanto il dipendente è “fatturabile”. Misurare il tasso di utilizzo del personale può aiutare a massimizzare la redditività dei progetti. L’obiettivo dell’analisi dell’utilizzo del personale è quello di ottenere una chiara prospettiva del carico di lavoro di ciascun dipendente. Queste informazioni vi permetteranno di prendere decisioni intelligenti e ben informate per la vostra azienda.

Come si misura il tempo fatturato rispetto a quello del cliente?
In linea di massima, un tasso di utilizzo elevato indica quanto siano “sani” i processi della vostra azienda. Tuttavia, non si deve cercare di confrontare il tasso di utilizzo della propria azienda con quello di un’azienda concorrente. Questo tasso sarà diverso per ogni azienda, a seconda degli approcci e dei processi.

Gli straordinari
Cosa indicano gli straordinari?
Gli straordinari sono la quantità di tempo che una persona lavora oltre il normale orario di lavoro. Gli straordinari prolungati portano a dipendenti insoddisfatti che tendono a cercare altre soluzioni e a lasciare un lavoro stressante.

Secondo un altro studio, il 41% dei dipendenti delle pubbliche relazioni lavora da 49 a 79 ore alla settimana. Come se non bastasse, l’84% deve rispondere a telefonate o e-mail durante l’orario di lavoro. Qual è il risultato di tutte queste ore di straordinario? Un dipendente su cinque abbandona il proprio lavoro ogni anno.

Come si misurano gli straordinari?
Spesso le aziende cercano di comprimere un progetto di sei mesi in una tempistica di tre mesi. Per questo motivo è fondamentale pianificare in anticipo e creare un’ipotesi realistica di consegna del progetto. Tenete presente che questi piani non sono scritti nella pietra. Se si verificano cambiamenti in un progetto (e ci saranno sempre cambiamenti lungo il percorso, come ad esempio assenze per malattia, ferie, problemi inaspettati, ecc. Dedicare un paio d’ore per esaminare il piano di progetto ogni lunedì e rivederlo, se necessario, è un buon modo per evitare che i dipendenti facciano gli straordinari.

Nella nostra esperienza, abbiamo visto che molti clienti non dedicano abbastanza tempo alla pianificazione o alla corretta misurazione dei risultati. Non appena questi clienti hanno iniziato a pianificare e misurare i risultati con la consulenza di Vector, hanno visto un significativo aumento della soddisfazione dei dipendenti.

Un’azienda non può pensare di essere efficace senza un buon strumento di pianificazione.

Lo strumento giusto vi consentirà di programmare correttamente le attività, perché vi aiuterà a capire i dettagli importanti: chi è malato, chi è in ferie o il numero di progetti a cui ciascun dipendente sta lavorando.

Con Vector, sapete esattamente chi lavora su cosa e per quanto tempo. Grazie alla funzione di pianificazione, è possibile vedere quali dipendenti fanno gli straordinari e calcolare facilmente la media degli straordinari per l’intera azienda. Grazie a queste preziose informazioni, è più facile distribuire efficacemente il carico di lavoro, prevenire il burnout e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Margine di profitto e tariffa oraria media

Cosa ci dice il vostro margine di profitto?
Un aumento delle entrate non vi porterà necessariamente lontano se non riuscite a gestire bene i costi. Il vostro margine di profitto evidenzia la vostra capacità di aumentare le entrate gestendo i costi.

Che cosa si intende per margine di profitto di un’azienda?
Per mantenere la vostra azienda sana e fiorente, alla fine dell’anno dovreste ottenere un margine di profitto di almeno il 15% al di fuori degli stipendi. In questo modo si mantiene l’attività dell’azienda.

Come si calcola il margine di profitto?
Calcolate il totale delle spese mensili (stipendi, collaboratori, affitto, forniture, ecc.).

Esempio
Supponiamo che le vostre spese mensili siano di 150.000 euro e che il vostro obiettivo sia di fatturare 170.000 euro. Questo vi lascia un profitto di 20.000 euro alla fine del mese, o di 240.000 euro alla fine dell’anno.

La prima cosa da fare è tracciare i margini di profitto per ogni cliente.

In Vector è possibile definire il costo orario per dipendente e i dipendenti possono tenere traccia del tempo dedicato ai progetti. Per calcolare i margini è necessario prendere in considerazione i giorni di ferie e di malattia pagati.

Un dipendente con uno stipendio annuale di 50.000 euro e 12.000 euro di benefit costa 32,29 euro. Per calcolare i margini netti, è necessario stimare le spese complessive annue. Tenete presente che tutti i costi indiretti (costi che non sono il risultato della produzione di servizi) sono spese generali.

Costi delle strutture:

Proprietà (ufficio, tasse relative,…)
Utenze (spese d’ufficio, spese telefoniche,…)
Costi indiretti d’impresa (spese bancarie, spese legali,…)

Imposte

Costi interni:
Risorse umane, responsabili d’ufficio, responsabili marketing

Sviluppo del personale (conferenze, eventi, …)

Tariffa oraria media
Cosa ci dice la vostra tariffa oraria media?
Le agenzie spesso fatturano i loro servizi all’ora o con una tariffa totale fissa. Inoltre, fatturano servizi diversi (progettazione grafica, illustrazione, copywriting creativo) con tariffe orarie diverse. Le tariffe di solito variano in base alla domanda del mercato e all’esperienza della persona che lavora al progetto.

D’altra parte, sempre più agenzie hanno una “tariffa mista”, una tariffa media approssimativa per tutti i loro servizi e livelli di competenza.

Il mix di tariffe ha i suoi pro e i suoi contro. Il pro è sicuramente che potreste vendere più servizi e avere più clienti, il che è positivo per il vostro portafoglio. Il contro per l’azienda (e il pro per il cliente) è che si otterrà il coinvolgimento di personale di livello superiore a una tariffa media.

Come si calcola la tariffa oraria media?

Tenete traccia della tariffa oraria di ogni dipendente a ore.

Esempio:

Designer junior: 25 euro l’ora

Designer senior: 50 euro l’ora

Account manager: 30 euro l’ora

Sommare il totale dei compensi orari e dividerlo per il numero totale di dipendenti a ore.

Fatturazione

La fatturazione è raramente facile come dovrebbe essere, soprattutto nel settore delle agenzie. I clienti possono dimenticare di pagare, smarrire la fattura o semplicemente rimandare il pagamento fino all’ultimo momento. A differenza della vendita di beni diversi, che di solito vengono pagati sul momento, i fornitori di servizi hanno in genere contratti in corso o progetti a lungo termine che non sono fatturabili così rapidamente. Prima che ve ne rendiate conto, le entrate della vostra azienda si stanno affievolendo, a causa del mancato rispetto delle date di scadenza delle fatture già inviate.

Che cos’è una fattura insoluta o scaduta?
Una fattura insoluta o scaduta è quando avete inviato una fattura al vostro cliente ma non è ancora stata pagata. Di solito, le fatture scadute appaiono nel rapporto di contabilità del cliente e possono comportare una tassa di mora che il cliente deve pagare in aggiunta alla fattura scaduta stessa.

Cosa significa fattura non pagata?
Il fatto che una fattura sia non pagata non significa che sia già in sospeso o scaduta. Una fattura non pagata è una fattura emessa che non è ancora stata pagata dal cliente.

Glossario

Il reddito lordo rettificato è il numero che si ottiene dopo aver sottratto le rettifiche al reddito dal reddito lordo.
Il profitto dell’azienda è la differenza tra le entrate dell’azienda e le spese sostenute.
Il margine di profitto dell’azienda è il rapporto tra il profitto di un’azienda (vendite meno tutte le spese) e le sue entrate. Il rapporto del margine di profitto mette a confronto il profitto con le vendite e indica quanto bene l’azienda sta gestendo le sue finanze complessive.
La gestione dei progetti di azienda comprende le cinque fasi della gestione dei progetti sviluppate dal Project Management Institute (ideazione e avvio, pianificazione, esecuzione, esecuzione e monitoraggio, chiusura del progetto) realizzate da un’azienda.
Il tasso di utilizzo dell’azienda è una percentuale che indica la quantità di tempo disponibile di un dipendente utilizzato per un lavoro effettivo e fatturabile. Il tasso di utilizzo di un dipendente è una metrica fondamentale per le agenzie. È una misura dell’efficienza della fatturazione che aiuta l’azienda a capire se sta fatturando abbastanza da coprire i costi più le spese generali.
I costi dell’azienda sono i costi delle strutture, gli stipendi dei dipendenti non fatturabili, le licenze, i piani telefonici, la manutenzione delle attrezzature, le spese di viaggio e altro ancora.
La gestione delle risorse dell’azienda è il processo di pianificazione, programmazione e allocazione del tempo dei dipendenti per i progetti dei clienti.
La pianificazione delle risorse dell’azienda è il processo di organizzazione sistematica delle risorse per ottenere un uso ottimale del tempo e delle persone di un’azienda.
Il tempo medio di chiusura è il tempo medio necessario a un cliente per acquistare un servizio da un’azienda, calcolato dal primo contatto di un rappresentante commerciale con un potenziale cliente fino alla data di chiusura dell’affare.
L’utilizzo fatturabile, noto anche come “tempo cliente”, definisce il tempo che un dipendente ha dedicato a progetti fatturabili ai clienti.
La collaborazione cliente-azienda è un approccio alla consegna dei progetti basato sulla trasparenza e sulla comunicazione regolare tra azienda e cliente.
La gestione end-to-end dell’azienda comprende la gestione di tutti i flussi di lavoro che avvengono all’interno di un’azienda: dalle vendite alla fatturazione dei progetti.
Il costo interno è la spesa per il tempo dedicato al lavoro interno (ad esempio, formazione, lavoro su progetti interni).
Lead Time: nel contesto delle agenzie, è il periodo di tempo che intercorre tra l’acquisto di un servizio da parte del cliente e il completamento del servizio da parte dell’azienda.
Fattura scaduta: quando avete inviato una fattura al vostro cliente ma non è ancora stata pagata.
Spese generali: tutti i costi dell’azienda che non generano direttamente entrate. Le spese generali di un’azienda comprendono in genere i costi delle strutture, gli stipendi dei dipendenti non fatturabili, i servizi professionali, le licenze e i piani.
Gli straordinari sono il tempo supplementare che un dipendente impiega oltre il normale orario di lavoro.
La redditività per cliente è una metrica dell’azienda che indica la quota di profitto che proviene da uno dei clienti dell’azienda.
Il flusso di lavoro della gestione del progetto è il processo che ordina i compiti e le attività tra le tappe fondamentali in una sequenza efficiente e significativa.
Le spese di progetto sono costi unici per ogni progetto.
Pipeline di vendita: un’istantanea visiva della posizione dei potenziali clienti nel processo di vendita. Le pipeline di vendita mostrano il numero di contratti che gli addetti alle vendite dovrebbero chiudere in un determinato periodo di tempo e quanto gli addetti alle vendite sono vicini al raggiungimento della loro quota di vendita.
Le fatture non pagate sono fatture emesse che non sono ancora state pagate da un cliente.
La gestione delle attività nella gestione di un’azienda consiste nell’assegnare il lavoro alle attività e collaborare ai progetti con colleghi, partner esterni e clienti.
Il Time Tracking è un sistema di registrazione del lavoro svolto dai dipendenti per garantire che questi ultimi siano compensati in modo accurato.
Win Rate (tasso di successo) è la percentuale di accordi chiusi che sono diventati clienti divisa per il numero totale di accordi nella pipeline.